Об эффективных совещаниях (English version of this article)

В одной из компаний, где я работал, человек 15 менеджеров могли сорок минут решать, какого цвета должна быть кнопка на страничке. Высказывались мнения, шли дебаты, а я сидел среди них и молча закипал. Эти совещания меня просто бесили. Знакомо?
Порой отчаяние от глупых совещаний может довести до депрессии. И нет смысла искать виновных — никто не заставляет людей в обсуждении серьезных вопросов скатываться к дискуссиям о ничтожных вещах. Это нормальная инерция человеческого мышления.
Существует простая методика проводить быстрые и крайне эффективные совещания. Эту методику можно внедрить в коллективе за считанные часы и она применима везде: от бизнеса до студенческого проекта.

http://www.flickr.com/photos/andyofne/3757051334/

О ежедневных совещаниях

В индустрии разработки программного обеспечения когда-то придумали метод проведения совещаний, называемый скрам-митинг (scrum-meeting, дальше просто «скрам»). Особенность этой индустрии в том, что результатом нашей работы является крайне рациональный и проверяемый результат, поэтому имеет смысл поучиться достигать целей именно у нас.
Истоки
Scrum — это целая методология разработки программ, а scrum meeting — это только ее часть. Будучи маленькой, она легко отделяется и полезна сама по себе.
Суть скрам-митинга в том, что ведущий совещания последовательно задает каждому участнику три вопроса:

1. Что ты сделал за предыдущий день?
2. Что ты сделаешь сегодня?
3. Что тебе мешает?
Отвечая на первый вопрос, участник команды рассказывает, какие результаты уже достигнуты на его участке работы. Это — новости, которые получают все. Отвечая на второй вопрос, человек сообщает о своих будущих результатах. Это — планы, и их также слышат другие участники и тут же корректируют и свои действия. Отвечая на третий вопрос, сотрудник сообщает о проблемах, в решении которых ему также помогут коллеги.
Это очень сильная формула. В нее укладывается практически все, о чем коллегам нужно общаться ежедневно. В ней нет места инерции мышления, бесполезным дискуссиям, такое совещание не затянется и все участники получат от него немедленную выгоду.
Скрам — не универсальное решение для совсем любых совещаний, не заменяет дискуссий и не является единственной методикой. Лучше всего формат скрама подходит для ежедневных планерок.
Чтобы скрам работал, важно соблюдать три основополагающих правила.
1. Ответы на эти вопросы следует формулировать утвердительно и в настоящем времени.
То, что ты уже сделал, планируешь сделать или что мешает тебе — должно быть сформулировано так, будто это факт. Мол, на сегодняшний день сделано то и это; по состоянию на завтрашний день сделано это и то.
Человек так устроен, что свои собственные слова слышит как бы со стороны. Вот почему часто бывает так, что ты делишься с кем-то своей проблемой и вдруг сам, пока рассказывал, находишь решение. Рассказывая и слушая одновременно, ты задействовал дополнительные ресурсы мозга.
Произнося свои планы в настоящем времени ты настраиваешь свой мозг на результат, а не на процесс. Дело в том, что у времен есть тонкий смысловой оттенок. Прошлое («что сделал») — это как бы уже история и никому не нужно; а будущего («что сделаю») — еще нет и не факт что будет. Поэтому не нужно подсознательно посылать самому себе и коллегам такой мессадж неопределенности. Используй настоящее время. Оно вселяет веру, а без веры в результат невозможна продуктивная деятельность.
Плохой пример Хороший пример
Поправил список гостей, заказал аренду зала. Список гостей составлен, аренда зала оплачена.
Изучу как работает ExtJS. ExtJS настроен, интегрирован в проект, и на нем уже разработан скрин просмотра карточки пользователя.
Вчера так громко сверлили стены в соседнем офисе, что я толком не смог ничего слабать... Сверление стен в соседнем офисе мешает сосредоточиться.
Сделаю отчет об использовании туалетной бумаги в офисе. Сотрудники опрошены и собрана статистика использования туалетной бумаги. Отчет написан и проверен.
Плохой пример Хороший пример
Это очень важное правило, и оно работает практически всегда, и не только в скраме, кстати.
2. Цели и задачи следует формулировать конкретно.
Планировать можно только такие действия, которые приведут к конкретно выражаемому результату. Неописанную или мутную цель нельзя достичь. Пойми правильно — нельзя всерьез планировать «пофиксить кучу багов». Потому что день пройдет и на вопрос, «пофикшена ли куча багов» можно будет ответить и утвердительно и отрицательно — и оба ответа будут верными. Это не конкретика.
То, что ты планируешь сделать или сделал — должно иметь осязаемый, объективный и проверяемый результат и вот именно его и нужно озвучивать на скрам-митинге.
Достижение практически любых современных корпоративных целей возможно только в команде, а не отдельным человеком; а команда не умеет общаться телепатически и поэтому — увы — вынуждена согласовывать совместный труд.
Ты обязательно должен продумать, что именно будет для тебя результатом сегодня. Это очень легко: если ты присядешь на минутку с утра и поразмышляешь над тем, что конкретно будешь делать сегодня, то ты неизбежно придешь именно к списку результатов, а не процессов.
Плохой пример Хороший пример
Пофикшу кучу багов. Баги 234, 456 по просмотру карты на страничке пользователя исправлены; Баг 678 про неправильно считаемую комиссию исправлен.
Поработаю с новоприбывшими людьми. Экскурсия трем новым сотрудникам по офису и производству проведена; Новые сотрудники ознакомлены с правилами работы в организации и получили ответы на все свои первые вопросы.
Потестил новый сервер. Новый сервер проверен — конфигурация соответствует заявленной, железо работает, нагрузку держит.
Позвоню Тане. Позвоню Тане; дата установки кофеварки согласована, контракт подписан.
Плохой пример Хороший пример
Опять-таки, это нужно для того, чтобы настроить свой мозг. План действий на день рисует тебе некую дорогу, по которой ты этот день сегодня пройдешь. На такой дороге видно начало, видно движение и — важно — конец. Такая дорога будет тебя подсознательно мотивировать и ты вдруг обнаружишь, что с дневным планом гораздо легче концентрироваться на работе и не отвлекаться по пустякам. Обрати внимание — ты бесплатно получишь дополнительную концентрацию своего внимания.
3. Заявленные результаты должны быть проверяемыми.
Если ты программист, думай об этом как о юнит-тесте на цель или TDD-подходе к организации труда.
То, что ты сделал или сделаешь, должно привести к таким изменениям в окружающей действительности, которые кто-то может объективно проверить. Проверить, что заявленный результат действительно создан. Как я написал выше, «пофикшена ли куча багов» — проверить невозможно, потому что нельзя дать достоверный и однозначный ответ на этот вопрос. Исходя из этого формулируй задачи так, чтобы их потом можно было подтвердить.
Это нужно для того, чтобы ты постоянно держал в уме ту цель, ради которой ты сегодня что-то делаешь. Не процесс, не контекст («Я исправляю эту строчку кода»), а именно цель («Я делаю так, чтобы пользователь мог менять картинку в профиле»).
Также важно понимать, что непроверяемая задача, непроверяемый результат — это не результат. Если результат не имеет в самом себе доказательства полезности, то на каком основании можно считать, что проделанная работа имеет ценность?


(обрати внимание — здесь слова «пообщался» и «получил» хоть и сказаны в прошедшем времени, а все же несут в себе смысл настоящего и послание достоверности)
Плохой пример Хороший пример
Пообщаюсь с людьми о том, как поставить новые ряды кресел в зале. Пообщался с людьми о том, как поставить новые ряды кресел в зале, получил несколько возможных решений с бюджетом и отдал на согласование в финансовый отдел.
Бага 457 по отображению картинки пользователя исправлена. Бага 457 исправлена, при открывании странички пользователя показывается его личная картинка.
Плохой пример Хороший пример

О протоколе

Скрам-митинг проводится одним и тем же человеком (скрам-мастером) каждый день в одно и то же время и длится несколько минут. Думай о нем как о сердцебиении.
Важно!
Скрам-митинг проводится стоя. Люди не любят стоять, поэтому, при добросовестном отношении, скрам-митинг стоя пройдет быстрее. Кроме того, айтишникам полезно хоть иногда вставать из-за компьютера.
Подготовься. Перед скрамом нужно посидеть две минуты, перебрать задачи, наметить цели на сегодняшний день и подбить результат дня прошедшего. Иначе ты будешь прямо по ходу митинга мучительно вспоминать и выдумывать, наводя на коллег смертельную скуку. Скрам — это процесс обмена информацией, а не ее создания.
Вопрос всегда произносится. Казалось бы, все знают эти три вопроса, пусть сразу просто по очереди отвечают, не нужно вопрос произносить. Неправильно. Если забыть произносить вопрос, то суть скрам-митинга со временем смажется и растворится. Три набивших оскомину вопроса должны быть заданы каждому участнику проекта на каждом скрам-митинге. Если скрам-митинг сам со себе является пульсом проекта, то три вопроса являются пульсом скрам-митинга.

http://www.flickr.com/photos/roopaw/5024478954/
Держись в теме. Бывает так, что ты перескакиваешь с «что сделал» на «что сделаю» прямо в середине предложения, т.к. часто одна задача следует из другой. Важного не позволять себе этого делать, т.к. сначала в скраме подводится итог предыдущего дня, а только потом умы начинают мечтать о следующем.
Никаких обсуждений. Скрам-митинг предназначен исключительно для обмена информацией о проделанной работе и планах на будущее. Именно на этом должно концентрироваться внимание участников. Поэтому пока один участник проекта рассказывает — остальные слушают, а все возникающие вопросы тихонечко себе записывают для последующего обсуждения.
Никакой отчетности. Крайне важно понимать, что скрам — это не механизм отчетности руководству. Это — своеобразное обещание всем участникам, которое снимает стрессовый фактор и позволяет им быть честными с собой и коллегами. Поэтому ни в коем случае нельзя превращать скрам-митинг в доклад руководству. Лучше всего начальнику вовсе не принимать участие в скрам-митинге.
…unless all you plan to do is to eat chocolate to have at least one thing done every day… (некто про GTD).
Никакой критики и никаких оценочных суждений. Даже невербально. Никто не идеален, и без срывов не двигается ни один проект. Когда сотрудник говорит «ничерта не сделал, играл в шарики целый день» — то очень ценно, что он может это сказать прямым текстом! У всех нас бывают дни, когда мы только и можем что играть в тупую игрушку на рабочем месте. Если ты этого сотрудника заставишь чувствовать за собой вину за этот день, то в следующий раз он будет придумывать какую-то чепуху, что в итоге только дезинформирует коллектив и убьет атмосферу доверия.
100% внимания. Полный запрет на все коммуникационные средства на время проведения скрам-митинга. Аськи оффлайнятся, мобильники выключаются и все внимание уделяется митингу. Разрыв контекста во время митинга стоит дорого и должен быть наказан штрафом.
Если ты сам и есть целиком вся команда — веди скрам-митинг для себя. Открывай текстовый файлик, пиши: «Что сделал?», а чуть ниже — ответ. Ты не обмениваешься информацией, но все равно задействуешь нужные части мозга для решения своих вопросов. Если хочешь, проводи скрам-митинг с зеркалом, это тоже вполне работает.
Не стесняйся возвращать вопрос. Люди так просто не могут сразу научиться формулировать мысли прозрачно и вслух, поэтому первые скрам-митинги могут быть очень трудными. Например, у меня был опыт проведения первого скрама в коллективе, где один сотрудник никак не мог сформулировать конкретный проверяемый ответ в настоящем времени. Вот не мог и все. Я возвращал ему вопрос около двух часов подряд (!), и вдруг в один момент он прозрел и понял. Выиграл весь коллектив.
«Все! С понедельника начинаю новую жизнь!» — сказал неудачник
Просто начни. Скрам-митинг — это такая процедура, которая никогда не вредит и немедленно изменяет к лучшему любой проект или организацию. Не нужно ждать конца итерации, чтобы провести первый скрам-митинг. Не нужно ждать нового проекта и даже нового дня. Проведи первый скрам прямо сейчас!

О боли



No pain — no gain.
Скрам-митинг, как и любое изменение в сторону прозрачности, скорее всего, людям не понравится. Поэтому проведение скрам-митинга должно продавливаться и поддерживаться руководством, но только тогда, когда руководство понимает ценность скрама. Иначе будут ленивые моменты типа «и так все понятно, сегодня скрам не проводим». И тогда не появится, например, пульс в команде. А потом соблазн пропустить скрам будет все сильнее, потому что в мутной воде проще потакать своей лени.
Даже если у вас весь проект разваливается, то пусть у него будет хоть один твердый стержень, и пусть этим стержнем будет ежедневный скрам-митинг. Проекты приходят и уходят, а твердый стержень останется.

http://www.flickr.com/photos/mirsasha/2350754005/
Вопросы? Комментарии? Прошу в блог или почтой.
Меня зовут Егор Егоров. Я — техдир и совладелец компании Treebune.net, руководитель проектов и программист с 20+ годами опыта, специалист по системам массового обслуживания и журналист по образованию. Подробнее.

Бизнес-план для чайников
Нужен ли коллективу командир?
Еще про бизнес:
Об эффективных багрепортах
О сроках разработки программ